Согласование заявок

Сотрудник отправляет заявку — ИИ готовит резюме, ответственный нажимает «Одобрить» или «Отклонить», решение попадает в журнал. В работе одна заявка за раз.

Подойдёт, если у вас есть внутренние заявки на согласование — возвраты, скидки, закупки, доступы — и вы хотите навести в этом порядок.

• Какие типы заявок нужно согласовывать?
• Каким тегом отмечены сотрудники, которым отправлять уведомления?
• Нужна ли автоматизация после одобрения или пока достаточно зафиксировать решение?
• Куда сохранять журнал согласований?
• Отправьте боту /start или /approvals, чтобы открыть центр согласований и принять решение по последней заявке. В работе одна заявка за раз — новая заявка из вебхука заменяет предыдущую.
• Подключите Google Таблицы и настройте колонки журнала: дата, ID заявки, тип, заявитель, сумма, статус, резюме. Решения добавляются отдельной строкой: ID заявки, решение, ответственный и дата.
• Настройте поля из вашей формы или системы, откуда приходят заявки.
• Добавьте автоматическое действие после одобрения только после того, как команда договорится, что именно автоматизировать.
• Отметьте проверяющих выбранным при настройке тегом (по умолчанию «approver») на странице «Контакты». Действие «Уведомить ответственных» отправит сообщение всем с этим тегом, чтобы заявки доходили до нужных людей без ручного указания ID чатов.

• Заявка поступает через форму, вебхук или команду сотрудника
• ИИ составляет краткое резюме: суть, сумма, риск, заявитель
• Все сотрудники с тегом ответственных получают уведомление
• Ответственный открывает /approvals и нажимает «Одобрить» или «Отклонить» — никаких расплывчатых ответов
• И заявка, и итоговое решение записываются в таблицу аудита

Полезно знать

• Уведомления отправляются по тегу ответственных, выбранному при настройке, — не указывайте ID конкретных людей вручную.
• Данные заявки (ID, резюме, статус) — переменные уровня приложения: бот ведёт одну последнюю ожидающую заявку, новая заменяет предыдущую. Для параллельных очередей храните заявки во внешней системе по ID заявки.
• В первой версии достаточно фиксировать только решение. Автоматические действия после одобрения (возврат, выдача доступа) добавьте позже, когда правила будут согласованы.
• Google Таблицы — удобное место для журнала: сценарий приёма записывает заявку, сценарий решения добавляет строку с итогом. Можно заменить на CRM или Jira, когда появится нужная система.

Что важно помнить

• Не делайте автоматические возвраты или выдачу доступов в первой версии — сначала убедитесь, что правила согласованы.
• Не считайте «Выглядит нормально» одобрением — только явная кнопка или подтверждение.
• Не отправляйте внутренние заявки клиентам.