Бот для записи клиентов в Telegram

Если клиенты записываются к вам через переписку, картина знакомая:

• Десять сообщений на одну запись. «А в четверг есть окошко?» «Во сколько?» «На какую услугу?» «Оставьте номер» — всё руками, между клиентами.
• Пишут, когда вы заняты. Мастер с ножницами в руках или репетитор посреди урока ответить не может, и клиент записывается туда, где ответили сразу.
• Переносы и отмены теряются. «Можно перенести на пятницу?» тонет в длинной переписке, и в расписании ничего не меняется.

Как это устроено в FlowCastle

1. Клиент записывается за минуту. Бот встречает меню: записаться, перенести, отменить или задать вопрос. Для записи клиент выбирает услугу кнопкой (или пишет свою, если её нет в списке), потом отправляет удобные дату и время, имя и телефон. Бот проверяет, что дата и номер настоящие, и только потом идёт дальше — никаких «ну где-нибудь на следующей неделе» и номеров без одной цифры.

2. Администратор получает запись сразу. Как только клиент закончил, бот отправляет запись — услуга, удобное время, имя, телефон и номер записи — всем, кого вы отметили тегом сотрудников. Сообщение приходит в Telegram. Клиент видит «Заявка принята, скоро подтвердим» и тот же номер записи.

3. Переносы и отмены тоже доходят. Если клиенту нужно перенести или отменить визит, он выбирает это в меню, называет номер записи и новое время — администратор получает отдельное уведомление. Кнопка «Помощь» открывает живой диалог с командой в том же чате, через входящие живого чата.

Чего бот сам не делает

Лучше знать об этом до запуска: шаблон не видит ваше расписание. Шаг проверки свободного времени — заглушка, которая всегда отвечает «свободно». Поэтому каждая запись — это заявка, которую подтверждает администратор, и бот так клиенту и пишет.

Для небольшого бизнеса это обычно ровно то, что нужно: расписание остаётся под вашим контролем, а одинаковые вопросы вы больше не набираете.

Если нужно, чтобы бот проверял реальные свободные окна, замените заглушку на запрос к API вашей системы записи. Другой вариант — модуль Google Календарь: он умеет проверять занятость и создавать события. В шаблон ни то ни другое не встроено, подключать придётся самим. Напоминаний клиенту перед визитом в шаблоне тоже нет.

Бот для салона красоты

Салон — самый типичный случай: много услуг, несколько мастеров и клиенты, которые пишут в 23:00.

• Переименуйте кнопки-примеры в свои услуги: стрижка, окрашивание, маникюр.
• Если клиенты выбирают мастера, добавьте ещё один вопрос с кнопками.
• Кнопку «Другая услуга» оставьте — так клиент сможет записаться и на что-то необычное.
• Отметьте администраторов тегом сотрудников, и каждая запись попадёт к тому, кто ведёт расписание.

Так же настраивается бот для записи в клинику, к репетитору или в сервис по ремонту: меняются только названия услуг.

Ресторанам и кафе

Для брони столика нужны другие вопросы: сколько гостей, какой день (сегодня, завтра или другая дата) и во сколько. Шаблон для ресторана спрашивает именно это, собирает имя и телефон, записывает каждую бронь строкой в Google Таблицу через модуль Google Таблицы и уведомляет администратора зала.

Как создать бота для записи клиентов

1. Откройте шаблон «Запись на приём» и нажмите «Использовать шаблон».
2. Замените кнопки услуг на свои.
3. Запустите своего бота командой /start и отметьте себя и администраторов тегом сотрудников (по умолчанию «staff») на странице «Контакты». Администраторам тоже нужно один раз запустить бота — иначе он не сможет им написать.
4. Опубликуйте бота и сделайте тестовую запись.

Если вы собираете не записи на время, а заявки на услуги, начните с бота для приёма заявок.